Politica de prelucrare a datelor personale

Din 25 mai 2018 cadrul legal în domeniul datelor cu caracter personal s-a modificat prin aplicabilitatea Regulamentului European 2016/679 privind protecția persoanelor fizice în ceea ce privește prelucrarea datelor cu caracter personal și privind libera circulație a acestor date (GDPR) și adoptarea unor noi prevederi legale pentru acest domeniu.

Ce sunt datele cu caracter personal?

Datele cu caracter personal sunt informatii referitoare la o persoana fizica naturala, identificata si identificabila prin nume, adresa, data nasterii, nr. de telefon, e-mailul, date de identitate, IP, locatie GPS, etc. De regula, primim aceste date de la tine atunci cand completezi un formular, on-line sau pe hartie, semnezi un contract, ne trimiti o scrisoare sau un e-mail, ne vizitezi siteul sau vorbim la telefon. Atunci cand accesezi website-ul https://www.brasovmarathon.ro/, serverele noastre creeaza in mod automat inregistrari ale vizitei tale. Aceste inregistrari includ, de obicei, adrese IP, numarul de accesari, pagina de internet de la care te-ai conectat si alte date, insa noi nu stim identitatea ta pentru ca nu punem la dispozitia vizitatorilor un modul de login pentru a te autentifica si astfel, a te identifica. Pentru mai multe informatii, te rugam sa consulti documentul privind fisierele de tip „cookie” de la adresa https://brasovmarathon.ro/politica-de-confidentialitate/

Cui apartin datele pe care le procesam?

BVM (Asociația Clubul Sportiv Brașov Marathon) proceseaza datele celor care acceseaza website-ul https://www.brasovmarathon.ro/ sau locatiile sale, respectiv persoane fizice – clienti sau potentiali clienti, reprezentanti (spre exemplu: directori, administratori, asociati, imputerniciti, persoane de contact) ai clientilor sau potentialilor clienti persoane juridice, furnizorilor sau partenerilor de afaceri.

Cum proceseaza BVM datele?

BVM prelucrează date cu caracter personal respectând următoarelor principii:
– Legalitate, echitate și transparență (datele sunt prelucrate în mod legal, echitabil și transparent față de persoana vizată);
– Limitare la scop (datele sunt colectate în scopuri determinate, explicite și legitime și nu sunt prelucrate ulterior într-un mod incompatibil cu aceste scopuri);
– Reducerea la minimum a datelor (datele sunt adecvate, relevante și limitate la ceea ce este necesar în raport cu scopurile în care sunt prelucrate);
– Exactitate (datele sunt exacte și, în cazul în care este necesar, sunt actualizate);
– Datele sunt păstrate doar pe durata strict necesară scopului pentru care au fost colectate;
– Securitate și confidențialitate (datele sunt prelucrate într-un mod care asigură securitatea adecvată).

Potrivit art. 4 pct.2 din Regulamentul (UE) 2016/679 privind protecția persoanelor fizice în ceea ce privește prelucrarea datelor cu caracter personal și privind libera circulație a acestor date și de abrogare a Directivei 95/46 / CE (“GDPR”), prelucrarea reprezintă orice operațiune sau set de operațiuni efectuate asupra datelor cu caracter personal sau asupra seturilor de date cu caracter personal, cu sau fără utilizarea de mijloace automatizate, cum ar fi:
– colectarea,
– înregistrarea,
– organizarea,
– structurarea,
– stocarea,
– adaptarea sau modificarea,
– extragerea,
– consultarea,
– utilizarea,
– divulgarea prin transmitere, diseminarea sau punerea la dispoziție în orice alt mod,
– alinierea sau combinarea,
– restricționarea,
– ștergerea sau distrugerea.

În ce scop procesăm datele?

BVM (Asociația Clubul Sportiv Brașov Marathon) proceseaza date cu caracter personal pentru organizarea de evenimente recreative cu caracter sportiv, realizarea de clasamente și premierea participanților. De asemenea, în situații de urgență datele acestora pot fi necesare echipei de intervenție.

Condițiile în care BVM procesează datele

Asociația Clubul Sportiv Brașov Marathon proceseaza date doar cu consimtamantul tau, atunci cand are o obligatie legala sau poate justifica un interes legitim superior. De asemenea, ai dreptul de a solicita oricand datele tale personale pe care noi le detinem si bineinteles, ai dreptul de a solicita ca cestea sa fie sterse sau sa iti fie puse la dispozitie intr-un format electronic usor de accesat.

Sunt datele tale sigure la BVM?

Asociația Clubul Sportiv Brașov Marathon trateaza securitatea datelor tale foarte serios, prin adoptarea si revizuirea periodica a masurilor de securitate, tehnice si organizatorice, menite sa protejeze datele impotriva accesului neautorizat, modificarii, dezvaluirii sau distrugerii neautorizate. Accesul la date este permis doar persoanelor autorizate de BVM care si-au insusit in prealabil obligatiile de confidentialitate.

Ce categorii de persoane sunt vizate?

Prelucrarea datelor cu caracter personal în cadrul BVM vizează următoarele categorii de persoane:
1. Concurenți evenimente organizate de BVM – inclusiv concursul Brasov Marathon
a) Datele cu caracter personal prelucrate: nume, prenume, localitate, data nasterii, club, telefon, adresă de e-mail, poze și imagini video.
b) Scopul prelucrării datelor cu caracter personal
Scopul pentru care BVM prelucrează datele cu caracter personal ale concurenților este organizarea de evenimente recreative cu caracter sportiv, realizarea de clasamente și premierea participanților. De asemenea, în situații de urgență datele acestora pot fi necesare echipei de intervenție.
c) Temeiurile legale pentru prelucrarea datelor cu caracter personal sunt:
– interesul legitim
– consimțământului persoanei vizate (dacă acesta a fost de acord cu informări privind alte evenimente BVM – marketing)
d) Destinatarii datelor cu caracter personal prelucrate de pot fi:
– reprezentanții legali ai persoanei vizate
– echipa de salvatori (doar în caz de urgență)
– sponsorii evenimentelor (atunci când premiile sunt ridicate direct de către participant de la sponsorul concursului)
BVM nu transferă date în alte țări.
e) Perioada de stocare a datelor cu caracter personal colectate și/sau prelucrate
În vederea realizării scopurilor sus-menționate, datele cu caracter personal vor fi prelucrate de către BVM pe tot parcursul derulării evenimentelor vizate, precum și după finalizarea acestora doar a informațiilor ce alcătuiesc clasamentul competiției și a arhivei foto/video. De asemenea, în vederea îndeplinirii obligațiilor financiare (situați contabile), datele premiaților vor fi păstrate conform legii.

2. Voluntari ai evenimentelor organizate de BVM
a) Datele cu caracter personal prelucrate: nume, prenume, localitate, club, telefon, adresă de e-mail, poze și imagini video.
b) Scopul prelucrării datelor cu caracter personal
Scopul pentru care BVM prelucrează datele cu caracter personal ale voluntarilor este organizarea de evenimente recreative cu caracter sportiv. De asemenea, în situații de urgență datele acestora pot fi necesare echipei de intervenție.
c) Temeiurile legale pentru prelucrarea datelor cu caracter personal sunt:
– interesul legitim
– consimțământului persoanei vizate (dacă acesta a fost de acord cu informări privind alte evenimente BVM – marketing)
d) Destinatarii datelor cu caracter personal prelucrate de pot fi:
– reprezentanții legali ai persoanei vizate
– echipa de salvatori (doar în caz de urgență)
BVM nu transferă date în alte țări.
e) Perioada de stocare a datelor cu caracter personal colectate și/sau prelucrate
În vederea realizării scopurilor sus-menționate, datele cu caracter personal vor fi prelucrate de către BVM pe tot parcursul derulării evenimentelor vizate, precum și după finalizarea acestora doar a informațiilor ce alcătuiesc arhiva foto/video.

3. Persoane înscrise la neswletter–ul organizației
a) Datele cu caracter personal prelucrate: nume, prenume, localitate, club, telefon, adresă de e-mail, poze și imagini video.
b) Scopul prelucrării datelor cu caracter personal
Scopul pentru care BVM prelucrează datele cu caracter personal ale persoanelor inscrise la newsletterul organizatiei sau la cele ale evenimentelor organizate este informarea cu privire la activitatile desfasurate, informari privind noutatile legate de evenimentele sportive.
c) Temeiurile legale pentru prelucrarea datelor cu caracter personal sunt:
– interesul legitim
– consimțământului persoanei vizate (dacă acesta a fost de acord cu informări privind alte evenimente BVM – marketing)
d) Destinatarii datelor cu caracter personal prelucrate de pot fi:
– reprezentanții legali ai persoanei vizate
BVM nu transferă date în alte țări.
e) Perioada de stocare a datelor cu caracter personal colectate și/sau prelucrate
În vederea realizării scopurilor sus-menționate, datele cu caracter personal vor fi prelucrate de către BVM pe tot parcursul derulării evenimentelor vizate, precum și după finalizarea acestora doar a informațiilor ce alcătuiesc arhiva foto/video.

4. Membrii BVM
a) Datele cu caracter personal prelucrate: nume, prenume, localitate, club, telefon, adresă de e-mail, poze și imagini video.
b) Scopul prelucrării datelor cu caracter personal
Scopul pentru care BVM prelucrează datele cu caracter personal ale membrilor este organizarea de evenimente recreative cu caracter sportiv. De asemenea, în situații de urgență datele acestora pot fi necesare echipei de intervenție.
c) Temeiurile legale pentru prelucrarea datelor cu caracter personal sunt:
– interesul legitim
– consimțământului persoanei vizate (dacă acesta a fost de acord cu informări privind alte evenimente BVM – marketing)
d) Destinatarii datelor cu caracter personal prelucrate de pot fi:
– reprezentanții legali ai persoanei vizate
– echipa de salvatori (doar în caz de urgență)
BVM nu transferă date în alte țări.
e) Perioada de stocare a datelor cu caracter personal colectate și/sau prelucrate
În vederea realizării scopurilor sus-menționate, datele cu caracter personal vor fi prelucrate de către BVM pe tot parcursul derulării evenimentelor vizate, precum și după finalizarea acestora doar a informațiilor ce alcătuiesc arhiva foto/video.

Acord privind Drepturile de Utilizare a Materialelor Foto, Video și Audio Capturate în Cadrul Evenimentului

1.Acceptarea Termenilor.

Prin participarea la eveniment (denumit în continuare „Evenimentul”), fiecare participant (denumit în continuare „Participantul”) recunoaște și acceptă în mod expres termenii și condițiile prezentului Acord, fără nicio restricție sau rezerve. Prin această acceptare, Participantul consimte la utilizarea materialelor foto, video și audio (denumite în continuare „Materialele”) conform prevederilor de mai jos.

2. Drepturile Organizatorilor asupra Materialelor

2.1. Participantul acordă organizatorilor Evenimentului (denumiți în continuare „Organizatorii”) o licență irevocabilă, nelimitată în timp și spațiu, exclusivă, transferabilă și sublicențiabilă, pentru utilizarea Materialelor realizate în cadrul Evenimentului și care includ imaginea, vocea, numele sau orice alt element identificabil al Participantului.

2.2. Organizatorii au dreptul de a reproduce, distribui, modifica, adapta, publica, transmite, expune public, traduce, vinde, închiria sau utiliza Materialele în orice formă, inclusiv, dar fără a se limita la:

materiale publicitare și promoționale;
rețele sociale și platforme digitale;
produse comerciale (merchandising);
producții audiovizuale (filme, documentare, spoturi publicitare);
materiale educaționale și culturale;
orice alte mijloace media, fără restricții.

3. Cesionarea și Sublicențierea Drepturilor

3.1. Organizatorii își rezervă dreptul de a cesiona sau sublicenția integral sau parțial drepturile asupra Materialelor către terți, fără notificare prealabilă Participantului și fără nicio obligație de compensație financiară către acesta.

3.2. Terții beneficiari ai acestor drepturi vor avea dreptul de a exploata Materialele în aceleași condiții menționate în prezentul Acord.

3.3. Terții au dreptul de a procesa și de a analiza biometric fotografiile și materialele produse la Eveniment.

4. Drepturile și Obligațiile Fotografilor

4.1. Fotografii oferă Organizatorilor și partenerilor acestora dreptul de publicare, distribuire și utilizare a fotografiilor realizate în cadrul Evenimentului, exclusiv în scopul promovării acestuia, prin orice mijloace media, inclusiv dar fără a se limita la platforme digitale, rețele sociale, materiale tipărite și materiale promoționale.

4.2. Fotografii nu transferă drepturi comerciale asupra Materialelor, acestea neputând fi utilizate în scopuri comerciale fără acordul explicit al fotografilor.

4.3. Participanții declară că sunt de acord cu modificările aduse asupra imaginilor, inclusiv, dar fără a se limita la, adăugarea de sigle, efecte grafice, ajustări de culoare și compoziție, fără a necesita o aprobare prealabilă.

4.4. Fotografii își păstrează drepturile de autor asupra Materialelor realizate, însă permit utilizarea acestora conform termenilor prezentului Acord, fără a impune restricții suplimentare asupra Organizatorilor sau partenerilor acestora.

5. Renunțarea la Drepturi Morale

5.1. Acolo unde este permis de lege, Participantul renunță la orice drepturi morale asupra Materialelor, inclusiv, dar fără a se limita la, dreptul de a se opune modificării, alterării sau utilizării Materialelor într-un mod pe care îl consideră ofensator sau nepotrivit.

5.2. Organizatorii au dreptul de a edita, adapta, suprapune grafică, muzică, efecte vizuale sau sonore Materialelor, fără a necesita aprobarea Participantului.

6. Lipsa Oricărei Compensații

6.1. Participantul înțelege și acceptă că nu are dreptul la nicio compensație financiară, despăgubire sau beneficiu material pentru utilizarea, distribuirea sau reproducerea Materialelor de către Organizatori sau terți.

6.2. Orice drepturi patrimoniale asupra Materialelor sunt transferate în mod exclusiv Organizatorilor, fără nicio pretenție din partea Participantului.

7. Obligația de a Furniza Materialele la Cererea Organizatorilor

7.1. În cazul în care Participantul capturează Materiale în cadrul Evenimentului, acesta se obligă să le pună la dispoziția Organizatorilor la cerere, în formatul original, fără modificări sau filigrane.

7.2. Organizatorii pot solicita acces la Materialele capturate de Participant în scopul utilizării lor în conformitate cu prezentul Acord.

8. Posibilitatea Solicitării unui Contract Suplimentar 8.1. Organizatorii își rezervă dreptul de a solicita Participantului semnarea unui contract suplimentar pentru utilizarea extinsă a Materialelor, dacă acest lucru este necesar pentru scopuri comerciale, publicitare sau juridice.

9. Protecția Datelor și Dreptul la Imagine

9.1. Prin acceptarea prezentului Acord, Participantul declară că este de acord cu prelucrarea datelor sale personale în scopul utilizării Materialelor, în conformitate cu legislația aplicabilă privind protecția datelor cu caracter personal.

9.2. Organizatorii se obligă să respecte drepturile Participantului conform normelor în vigoare și să utilizeze Materialele în conformitate cu scopurile declarate.

10. Jurisdicție și Legislație Aplicabilă

10.1. Prezentul Acord este guvernat de legislația aplicabilă în jurisdicția în care se desfășoară Evenimentul.

10.2. Orice dispută apărută în legătură cu acest Acord va fi soluționată pe cale amiabilă, iar în cazul în care acest lucru nu este posibil, litigiul va fi soluționat de instanțele competente din jurisdicția Evenimentului.

Prin participarea la Eveniment, Participantul declară că a citit, a înțeles și acceptă în totalitate termenii și condițiile prezentului Acord.

Către cine poate transfera BVM datele?

Cu respectarea tuturor obligatiilor legate de confidentialitate si securitate, Asociația Clubul Sportiv Brașov Marathon poate transfera date catre parteneri contractuali, furnizori de servicii, persoane imputernicite, instante, autoritati publice, organe judiciare, prestatori de servicii de plata, societati de asigurare, organizatii de cercetare a pietei. Transferurile de date se pot face atat in UE, cat si in afara UE, cu respectarea conditiilor impuse de lege.

Cât timp procesează BVM datele?

Asociatia Clubul Sportiv Brasov Marathon prelucreaza datele personale pe toata perioada necesara realizarii scopurilor pentru care au fost colectate.

Care sunt drepturile tale?

Dreptul la informare – BVM a realizat această informare cu scopul de a oferi informații detaliate privind activitățile de prelucrare a datelor cu caracter personal efectuate;
Dreptul de acces – persoana vizată poate solicita și obține confirmarea faptului că datele sale cu caracter personal sunt prelucrate sau nu de către BVM, iar în caz afirmativ, poate solicita informații suplimentare. La cerere, BVM va elibera și o copie a datelor cu caracter personal prelucrate, copiile suplimentare putând fi tarifate în funcție de costurile efective ale BVM;
Dreptul la rectificare – reprezintă dreptul de a obține rectificarea datelor cu caracter personal inexacte și completarea celor incomplete;
Dreptul la ștergerea datelor (”dreptul de a fi uitat”) – se aplică în situațiile reglementate expres de Regulamentul GDPR (în special în cazul retragerii consimțământului sau în cazul în care se constată că prelucrarea datelor cu caracter personal nu a fost legală), persoana vizată putând obține ștergerea respectivelor date. Urmare a unei astfel de solicitări, BVM poate să anonimizeze datele, lipsindu-le de caracterul personal și să continue astfel prelucrarea în scopuri statistice. Acest drept se aplică strict în cazurile specificate de Regulament la art. 17, al. 1;
Dreptul la restricționarea prelucrării – se aplică în situațiile reglementate expres de lege (în special în cazul în care se contestă exactitatea respectivelor date pe perioada necesară pentru determinarea acestei inexactități sau în cazul în care prelucrarea este ilegală, și nu se dorește ștergerea datelor, ci doar restricționarea);
Dreptul de opoziție – persoana vizată se poate opune în orice moment, din motive legate de situația particulară în care se află, prelucrărilor realizate de BVM; Astfel, BVM nu mai prelucrează datele cu caracter personal, cu excepția cazului în care demonstrează că are motive legitime care justifică prelucrarea și care prevalează asupra intereselor, drepturilor și libertăților persoanei vizate sau că scopul este constatarea, exercitarea sau apărarea unui drept în instanță.
Dreptul la portabilitatea datelor – respectivul drept nu se aplică prelucrării de date efectuate de către BVM.
Dreptul de a depune plângere – persoana nemulțumită de răspunsul /conduită BVM în ceea ce privește protecția datelor cu caracter personal se poate adresa Autorității Naționale pentru Protecția Datelor cu Caracter Personal și ulterior justiției;
Dreptul de retragere a consimțământului – în cazurile în care prelucrarea se întemeiază pe consimțământ, acesta poate fi retras oricând. Retragerea consimțământului va avea efecte doar pentru viitor, prelucrarea efectuată anterior retragerii rămânând în continuare valabilă.
Persoana vizată poate exercita aceste drepturi, fie individual, fie cumulat prin transmiterea unei cereri scrise la adresa contact@brasovmarathon.ro.